AI-telefonist för tandvårdsmottagningen: så kan den svara, boka och påminna

Vad telefonisten gör och inte gör

Så här är TandläkarAI:s telefonist tänkt att fungera. Allt nedan är planerat och under uppbyggnad. Ingenting är i drift hos någon klinik ännu.

Det telefonisten ska göra

• Svara på svenska i telefon och chatt, även när mottagningen är stängd.
• Kontrollera kalendern, föreslå lediga tider och boka.
• Skicka bekräftelser och påminnelser via SMS eller mejl.
• Skicka kallelser till patienter som inte bokat sin nästa undersökning.

Det telefonisten inte ska göra

• Ställa diagnos eller ge medicinsk rådgivning. Medicinska och känsliga frågor ska alltid gå vidare till personalen.
• Ersätta receptionen. Den är tänkt som ett komplement, särskilt när mottagningen är stängd.
• Fatta kliniska beslut.

Telefonist, receptionist eller bokningsformulär?

Ingen av de 3 löser allt. Tabellen jämför på kriterier som inte åldras, så att den går att använda oavsett leverantör.

Många mottagningar kombinerar dem: formulär för den som vill boka själv, receptionist för det som kräver bedömning och telefonist för samtal som annars går obesvarade.

Patientdata och GDPR

Ett bokningssamtal handlar ofta om mer än vilken tid som passar. Symtom, sjukdomshistoria och behandling är hälsouppgifter, och uppgifter om hälsa är känsliga personuppgifter enligt GDPR artikel 9. Huvudregeln är att det är förbjudet att behandla sådana uppgifter, men det finns undantag. Ett undantag, artikel 9.2 h, gäller bland annat tillhandahållande av hälso- och sjukvård, under villkoren i artikel 9.3.

Vem ansvarar?

Enligt patientdatalagen (2008:355) 2 kap. 6 § är vårdgivaren personuppgiftsansvarig för den behandling som vårdgivaren utför. IMY skriver att ansvaret inte kan överlåtas. Även när personal hos ett personuppgiftsbiträde sköter den dagliga hanteringen av uppgifterna är det kliniken som är ytterst ansvarig.

Patientdatalagen tillåter behandling av personuppgifter inom hälso- och sjukvården bland annat för administration som rör patienter och som syftar till att ge vård i enskilda fall (2 kap. 4 §). Hur det slår ut för just er verksamhet och er leverantörs roll bör ni kontrollera med IMY eller en jurist.

Avtal med leverantören

En leverantör som behandlar personuppgifter åt er är personuppgiftsbiträde. IMY nämner företag som levererar journalsystem eller molntjänster som exempel. Då krävs ett skriftligt avtal enligt artikel 28.3 och 28.9. IMY sammanfattar minimikraven så här:

• Behandling får bara ske enligt dokumenterade instruktioner från er.
• Alla som behandlar uppgifterna har åtagit sig konfidentialitet eller omfattas av lagstadgad tystnadsplikt.
• Lämpliga säkerhetsåtgärder enligt artikel 32.
• Villkor för att anlita underbiträden.
• Hjälp att tillgodose de registrerades rättigheter.
• Bistånd med era skyldigheter enligt artikel 32 till 36.
• Hur uppgifterna hanteras när avtalet upphör.
• Skyldighet att medverka vid granskningar och inspektioner.

Integritetspolicyn på tandlakareai.se anger att ett personuppgiftsbiträdesavtal ska tecknas med varje uppdragsgivare innan behandling av hälsodata påbörjas. Läs avtalet innan ni skriver under, oavsett leverantör.

Tystnadsplikt

För hälso- och sjukvårdspersonal inom enskild vård gäller tystnadsplikt enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) 6 kap. 12 §. För det allmännas verksamhet gäller offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Hur tystnadsplikten ska säkras när en extern leverantör anlitas bör ni kontrollera med en jurist.

Var finns datat?

Enligt TandläkarAI:s prissida står servrarna i EU. Integritetspolicyn anger att viss data skickas till AI-modeller hos Anthropic i USA med standardavtalsklausuler, och till Google Vertex AI i EU-region. Servrar i EU är alltså inte samma sak som att all behandling sker i EU. Ställ 2 följdfrågor till varje leverantör. Var körs språkmodellen? Och vilka underbiträden är inblandade? Integritetspolicyn anger att en fullständig förteckning över underbiträden lämnas på begäran.

Information till patienten

När personuppgifter samlas in från patienten ska patienten få information samtidigt (artikel 13). IMY listar bland annat ändamål, rättslig grund, lagringstid, mottagare, rättigheter, eventuell överföring utanför EU/EES och rätten att klaga till IMY. Patientdatalagen kräver dessutom viss ytterligare information (8 kap. 6 §). Planera hur patienten får detta i ett telefonsamtal, till exempel genom en kort upplysning i början och en länk i bekräftelsen. Görs samtalet om till text bör det framgå av informationen.

Vad ni bör kräva av en leverantör av AI-telefonist

Listan fungerar mot vilken leverantör som helst, även om ni aldrig köper av oss.

• Ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal före första samtalet.
• En förteckning över underbiträden och besked om var språkmodellen körs.
• En fast väg till personal. Patienter med medicinska frågor, akuta besvär eller oro ska kunna kopplas vidare eller bli uppringda, och ni ska veta hur lång tid det tar.
• Att telefonisten presenterar sig som en AI. Patienten ska inte behöva undra.
• Besked om åtkomst och loggning. Vad får telefonisten läsa, och går åtkomsten att följa upp? Patientdatalagen ställer krav på behörighetstilldelning och dokumenterad åtkomst för patientuppgifter som vårdgivaren behandlar automatiserat (4 kap. 2 och 3 §§). Fråga hur leverantören möter motsvarande krav.
• Att personal kan granska och rätta allt som sparas i kalender eller journal.
• Att ni kan stänga av tjänsten, få ut era uppgifter och få dem raderade när avtalet upphör.
• Mätvärden från riktig drift: antal samtal, andel som gick vidare till personal och andel felbokningar. TandläkarAI har inga ännu, eftersom tjänsten inte är i drift hos någon klinik.
• Besked om leverantören kan bistå med en konsekvensbedömning enligt artikel 35, som kliniken kan behöva göra före start.
• En tydlig prismodell: engångskostnad, löpande avgift, vad support kostar och hur ni säger upp avtalet. Fråga också om moms på varje post.

Pris och uppstart

Priserna nedan är hämtade från tandlakareai.se/priser/ den 2026-10-26 och kan ändras. TandläkarAI säljs med en engångskostnad och, beroende på upplägg, en månadsavgift. Det finns 3 upplägg.

Prissidan anger cirka 4 till 8 veckor från avtal till lansering. Tiden för Tier C beror på hur djup journalintegrationen är och hur många enheter ni har. Introduktion ingår, 4 timmar i Tier A och 8 timmar i Tier B. Supporten kan sägas upp med 30 dagars varsel utan uppsägningsavgift.

Den första pilotkliniken får enligt startsidan testa konceptet till självkostnad, mot att resultatet får beskrivas som ett kundexempel efteråt.

Mät behovet innan ni väljer lösning

Det billigaste beslutsunderlaget är era egna siffror.

• Notera under 2 veckor hur många samtal som inte besvaras och vid vilken tid på dagen.
• Räkna hur många som kom utanför öppettid och hur många som gällde bokning.

Få missade samtal: ett bokningsformulär kan räcka. Många kvällssamtal eller lunchköer: en telefonist är mer relevant.